Kodėl užduočių valdymas yra tikrasis mažo verslo variklis
Klaipėdoje, Šiauliuose ar Tauragėje valdote nedidelę įmonę? Tada puikiai žinote, kad čia nėra vietos bereikalingam chaosui. Kai komandoje dirba 5-15 žmonių, kiekvienas neatliekamas darbas ar praleistas terminas jaučiamas kaip smūgis į pačią širdį. Vakarų Lietuvos verslas turi savo specifiką – mažesni rinkos mastai, glaudesni ryšiai su klientais, dažnai šeimyniško tipo įmonių kultūra. Ir būtent čia efektyvus užduočių valdymas tampa ne kokia nors madinga koncepcija, o realiu išgyvenimo įrankiu.
Matau tai kasdien dirbdamas su vietiniais verslais. Vienas mano klientas iš Klaipėdos, kuris užsiima baldų gamyba, prieš metus vos suspėdavo su užsakymais. Ne todėl, kad neturėjo darbuotojų ar įrangos. Problema buvo paprastesnė – niekas nežinojo, kas už ką atsakingas, kokie prioritetai šiandien, o kokie rytoj. Dabar jų situacija kardinaliai pasikeitė, ir apie tai papasakosiu toliau.
Trello – kai vizualumas nugali chaosą
Pradėkime nuo įrankio, kuris man asmeniškai išgelbėjo ne vieną projektą. Trello veikia kaip skaitmeninė lenta su lipniais lapeliais, tik daug galingesnė. Sukuriate stulpelius (pavyzdžiui, „Reikia padaryti”, „Daroma”, „Padaryta”), o užduotis perkeliate kaip korteles iš vieno į kitą.
Kas čia tokio ypatingo Vakarų Lietuvos verslui? Viskas labai paprasta ir intuityvu. Jūsų darbuotojai gali būti ne IT specialistai – net mano mama, kuri vos išmano kompiuterį, per 15 minučių suprato Trello principą. Tai svarbu, kai neturite laiko savaitėms mokymų.
Praktiškai kaip tai veikia: tarkime, turite mažą kavinę Palangoje. Sukuriate lentą „Vasaros sezonas 2024”. Stulpeliai: „Idėjos”, „Planuojame”, „Vykdome”, „Atlikta”. Kortelės gali būti: „Atnaujinti vasaros meniu”, „Suremontuoti lauko terasą”, „Pasamdyti 3 padavėjus sezonui”. Kiekviena kortelė gali turėti atsakingą asmenį, terminą, priedus, komentarus.
Konkretus patarimas: neperkraukite Trello per daug funkcijų iš karto. Pradėkite nuo bazinės lentos su trimis stulpeliais. Kai komanda įpras, galite pridėti etiketes pagal prioritetus, integracijas su kalendoriumi ar automatizavimo taisykles.
Google Tasks – minimalizmas, kuris veikia
Ne visi mėgsta sudėtingus įrankius. Kartais reikia kažko paprastesnio nei paprasta. Google Tasks – tai būtent tas atvejis. Jei jau naudojate Gmail ar Google Calendar (o kas gi jų nenaudoja?), turite užduočių valdymo įrankį tiesiog po ranka.
Aš pats naudoju Google Tasks kasdieninėms smulkmenoms. Rytą atsisėdu prie kavos ir per 5 minutes susiorganizuoju dieną. „Paskambinti tiekėjui dėl medžiagų”, „Paruošti pasiūlymą klientui iš Kretingos”, „Patikrinti atsargų likučius”. Paprastai, greitai, be jokių išpuoselėtų funkcijų.
Mažam verslui Vakarų Lietuvoje tai puikus startas. Ypač jei esate vienišas verslininkas ar turite tik vieną asistentą. Nereikia mokėti, nereikia mokytis sudėtingų sistemų. Tiesiog sąrašas su varnelėmis – ir veikia.
Asana – kai verslas auga ir reikia daugiau galios
Dabar pereikime prie rimtesnės artilerijos. Asana – tai jau ne žaisliukas, o profesionalus įrankis, kurį naudoja ir stambios kompanijos. Bet nemąstykite, kad jis per sudėtingas mažam verslui. Priešingai – jis puikiai prisitaiko prie augančių poreikių.
Vienas mano klientas iš Šiaulių, kuris užsiima IT paslaugomis, perėjo prie Asana, kai komanda išaugo iki 12 žmonių. Anksčiau naudojo Excel lenteles (taip, tikrai!), bet tai virto košmaru. Dabar jie turi projektus kiekvienam klientui, užduotis su subtaskais, aiškius terminus ir automatines priminimus.
Ką Asana leidžia daryti:
- Kurti projektus su keliais vaizdais – sąrašas, lenta, timeline, kalendorius
- Nustatyti priklausomybes tarp užduočių (viena negali prasidėti, kol nebaigta kita)
- Sekti laiką ir darbo krūvį kiekvienam darbuotojui
- Integruoti su daugybe kitų įrankių – Slack, Google Drive, Dropbox
- Automatizuoti pasikartojančius procesus
Nemokama versija puikiai tinka iki 15 žmonių komandai. O jei reikia daugiau funkcijų, mokama versija kainuoja apie 10 eurų per mėnesį vienam vartotojui – tikrai ne kosmosas mažam verslui.
Monday.com – spalvinga alternatyva su lietuvišku akcentu
Kai pirmą kartą pamačiau Monday.com, pagalvojau: „Vau, kažkas pagaliau suprato, kad darbo įrankiai neturi būti nuobodūs!” Tai vienas spalvingiausių ir vizualiausių užduočių valdymo įrankių rinkoje. Bet ne tik apie grožį čia kalba.
Monday.com išsiskiria savo lankstumu. Galite jį pritaikyti praktiškai bet kokiam verslo procesui – nuo pardavimų sekimo iki projektų valdymo, nuo inventoriaus kontrolės iki darbuotojų įdarbinimo. Tai kaip konstruktorius Lego, tik suaugusiems ir verslo reikmėms.
Įdomu tai, kad Monday.com turi gana stiprią bendruomenę Baltijos šalyse. Lietuvoje jau nemažai įmonių jį naudoja, o tai reiškia, kad galite rasti patarimus lietuvių kalba, o kartais net ir vietinių konsultantų, kurie padės įsidiegti sistemą.
Praktinis pavyzdys: turite statybų įmonę Klaipėdoje. Sukuriate lentą „Objektai 2024”. Kiekvienas objektas – atskira eilutė su stulpeliais: klientas, adresas, etapas, atsakingas vadovas, pradžios data, pabaigos data, biudžetas, faktinės išlaidos. Viskas spalvomis koduojama – žalia reiškia pagal planą, geltona – vėluoja, raudona – kritinė situacija. Vienu žvilgsniu matote visą situaciją.
Todoist – užduočių valdymas kišenėje
Kartais geriausias įrankis yra tas, kurį visada turi su savimi. Todoist – tai mobilioji užduočių valdymo aplikacija, kuri veikia puikiai ir kompiuteryje, bet tikrai spindi išmaniajame telefone.
Kodėl tai svarbu Vakarų Lietuvos verslui? Nes dažnai esame judėjime. Važiuojate pas klientą į Palangą, staiga prisiminate, kad reikia užsakyti medžiagas – iškart įrašote užduotį. Grįžtate į biurą – viskas jau laukia kompiuteryje. Nesvarbu, ar naudojate iPhone, Android, Mac ar Windows – viskas sinchronizuojasi akimirksniu.
Todoist turi genialią funkciją – natūralios kalbos atpažinimą. Įrašote „paskambinti Jonui rytoj 14 val” ir sistema automatiškai sukuria užduotį su terminu. Nereikia spaudyti milijono mygtukų, pasirinkti datos iš kalendoriaus ir panašiai. Tiesiog rašote kaip žmogus – sistema supranta.
Notion – kai reikia daugiau nei tik užduočių sąrašo
Notion – tai kažkas daugiau nei užduočių valdymo įrankis. Tai visas darbo erdvės ekosistema vienoje vietoje. Čia galite turėti užduotis, dokumentus, duomenų bazes, wiki, projektų planus – viską.
Prisipažinsiu, kad Notion turi šiek tiek statesni mokymosi kreivę nei kiti įrankiai. Bet kai įsigilinsite, suprasite jo galią. Vienas mano klientas, kuris valdo rinkodaros agentūrą Klaipėdoje, visą savo verslą perkėlė į Notion. Ten jie turi klientų duomenų bazę, projektų valdymą, turinio kalendorių, susitikimų užrašus, procedūrų dokumentaciją – viską.
Kaip pradėti su Notion: nepulkite kurti sudėtingų sistemų iš karto. Pradėkite nuo paprasto puslapio su užduočių sąrašu. Paskui pridėkite projektų duomenų bazę. Pamažu pridėkite dokumentų skiltį. Notion grožis tas, kad jis auga kartu su jumis.
Dar vienas privalumas – Notion turi nemokamą versiją, kuri mažam verslui dažnai visiškai pakanka. O jei reikia daugiau, kainos pradeda nuo 8 eurų per mėnesį.
Senovinis, bet veikiantis – Excel/Google Sheets metodas
Žinau, žinau – dabar visi galvoja „Excel? Rimtai? Gyvename 2024-aisiais!” Bet palaukite. Nevertinkite per mažai šio klasikinio įrankio. Kartais paprasčiausias sprendimas yra geriausias.
Ypač Vakarų Lietuvoje, kur daugelis verslininkų yra praktiški žmonės, kurie nenori mokytis naujų sistemų, Excel ar Google Sheets gali būti puikus pasirinkimas. Visi jį žino, visi moka naudoti (bent jau pagrindines funkcijas), ir jis veikia.
Sukuriate paprastą lentelę: stulpeliai – užduotis, atsakingas, terminas, statusas, prioritetas, pastabos. Naudojate spalvų kodavimą – žalia padaryta, geltona vykdoma, raudona vėluoja. Galite naudoti filtrus, rūšiavimą, sąlyginius formatavimus.
Svarbus patarimas: jei renkate Excel/Google Sheets kelią, būtinai naudokite debesų versiją (Google Sheets arba OneDrive su Excel). Taip visi komandos nariai matys aktualią informaciją realiu laiku. Niekas nebeturi siųsti failų el. paštu su pavadinimais „uzduotys_galutinis_v3_tikrai_paskutinis.xlsx”.
Ir dar vienas dalykas – Google Sheets turi puikią mobiliąją aplikaciją. Taigi net jei esate kelyje, galite greitai patikrinti ar atnaujinti užduotis.
Kai sistema veikia pati – automatizavimo magija su Zapier
Dabar pasidalinsiu tikru lobiu, kuris gali sutaupyti jums dešimtis valandų per mėnesį. Zapier – tai įrankis, kuris sujungia kitus įrankius ir automatizuoja pasikartojančius veiksmus.
Pavyzdžiui: klientas užpildo užklausos formą jūsų svetainėje → Zapier automatiškai sukuria užduotį Trello lentoje → nusiunčia pranešimą jūsų komandos Slack kanale → prideda klientą į Google Sheets sąrašą. Viskas vyksta automatiškai, be jūsų įsikišimo.
Arba kitas scenarijus mažam verslui: gavote naują užsakymą per el. paštą → Zapier sukuria projektą Asana → priskiria atsakingam darbuotojui → sukuria įrašą apskaitos sistemoje. Vėlgi – viskas automatiškai.
Zapier nemokama versija leidžia sukurti iki 5 automatizavimo scenarijų (jie vadina juos „Zaps”) su 100 veiksmų per mėnesį. Mažam verslui dažnai to pakanka pradžiai. Mokamos versijos pradeda nuo 20 eurų per mėnesį.
Konkretūs scenarijai Vakarų Lietuvos verslui:
- Prekybai: naujas užsakymas e-parduotuvėje → automatiškai sukuriama užduotis pakuoti ir išsiųsti
- Paslaugoms: naujas klientas CRM sistemoje → automatiškai sukuriamas projektas užduočių valdymo įrankyje
- Gamybai: inventorius nukrenta žemiau minimumo → automatiškai sukuriama užduotis užsakyti pas tiekėją
- Rinkodarai: naujas straipsnis tinklaraštyje → automatiškai sukuriamos užduotys pasidalinti socialiniuose tinkluose
Kaip pasirinkti tinkamą įrankį būtent jūsų verslui
Gerai, dabar turite 7 įrankius ir metodų galvoje. Bet kaip pasirinkti tinkamą? Štai keletas klausimų, kurie padės apsispręsti:
Kiek žmonių dirba jūsų komandoje? Jei 1-3, pakaks Google Tasks ar Todoist. Jei 5-15, žiūrėkite į Trello, Asana ar Monday.com. Jei daugiau – tikrai reikia profesionalesnio sprendimo kaip Asana ar Monday.com.
Koks jūsų biudžetas? Nemokamos versijos: Google Tasks, Trello (bazinė), Todoist (bazinė), Notion (bazinė). Jei galite skirti 10-20 eurų per mėnesį vienam vartotojui, turite visas galimybes.
Kokio sudėtingumo jūsų projektai? Paprasti, pasikartojantys procesai – Excel/Google Sheets pakaks. Vidutinio sudėtingumo projektai – Trello ar Todoist. Sudėtingi, kelių etapų projektai – Asana, Monday.com ar Notion.
Ar jūsų komanda techniškai išprususi? Jei ne – pradėkite nuo paprasčiausių: Google Tasks, Trello, Excel. Jei taip – galite drąsiai bandyti Notion ar Asana.
Ar reikia integracijos su kitais įrankiais? Jei taip, žiūrėkite į Asana, Monday.com ar naudokite Zapier bet kuriam įrankiui.
Kai sistema tampa gyvenimo būdu, o ne našta
Žinote, kas labiausiai nustebina mane dirbant su mažais verslais Vakarų Lietuvoje? Ne tai, kad jiems trūksta įrankių ar žinių. Problema paprastesnė – jie pradeda naudoti sistemą, bet po poros savaičių grįžta prie senų įpročių. Užduotys vėl rašomos ant lipnių lapelių, susirašinėjimas vyksta chaotiškai per WhatsApp, o svarbūs terminai praleidžiami.
Tad štai paskutinis, bet svarbiausias patarimas: pasirinkite vieną įrankį ir laikykitės jo bent 3 mėnesius. Neperšokite nuo vieno prie kito kas savaitę. Taip, pradžioje bus nepatogu. Taip, reikės įpratinti komandą. Bet po tų trijų mėnesių pastebėsite, kad darbas tampa sklandesnis, mažiau dalykų praleidžiama, o streso lygis krenta.
Pradėkite nuo mažo. Nebandykite iš karto organizuoti viso verslo. Pasirinkite vieną sritį – pavyzdžiui, klientų užsakymus ar vidinių projektų valdymą. Kai tai veiks sklandžiai, plėskite toliau.
Ir nepamirškite – geriausias įrankis yra tas, kurį naudojate, o ne tas, kuris turi daugiausiai funkcijų. Paprastas Trello, kurį naudojate kasdien, yra šimtą kartų geresnis už sudėtingą Asana, kuri dulka užmiršta naršyklės skirtuke.
Vakarų Lietuvos verslas turi savo stiprybę – praktiškumą ir gebėjimą daryti daug su mažais resursais. Tinkamas užduočių valdymo įrankis tik sustiprina šias savybes. Taigi pasirinkite, pradėkite ir stebėkite, kaip jūsų verslas tampa organizuotesnis, efektyvesnis ir mažiau stresą keliantis. Pats laikas pereiti nuo chaoso prie kontrolės, ar ne?
